F02会计档案管理制度(20170524版)

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会计档案管理制度

2017年05月24日通过)

第一条 为了加强会计档案的管理,依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》制定本制度。

第二条 会计档案的范围

会计档案的范围一般指会计凭证、会计帐簿、财务会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。

(1) 会计凭证:包括原始凭证、记账凭证、银行存款对帐单、银行存款余额调节表等。

(2) 会计账簿:包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;     

(3) 财务会计报告:包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告等;

(4) 其他会计核算资料:包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。存贮在计算机存储器和网络上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

第三条 会计档案的整理、装订

    由财务部门按照归档的要求,负责整理立卷或装订成册,并妥善保管。会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他文字的装订。

(1) 会计凭证的装订。一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

(2) 会计帐簿的装订。各种会计帐簿年度结帐后,应按时整理立卷。

(3) 会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后,留存的报表按月装订成册谨防丢失。

第四条 会计档案的保管

(1) 会计档案的移交手续。财务部门在将会计档案移交大发官网注册档案部门时,应按下列程序进行:

a) 开列清册,填写交接清单;

b) 在帐簿使用日期栏填写移交日期;

c) 交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

会计档案要有与档案数量相适应的柜、架等装具,做到存放有序、查找方便、安全保管。不得封包保存,随意堆放,严防毁损、散失、泄密。

(2) 会计档案的借阅。

a) 会计档案为大发官网注册提供利用,原则上不得借出,有特殊需要须经大发官网注册理事长批准。

b) 外部借阅会计档案时,应持有单位正式介绍信,经理事长批准后,方可办理借阅手续;大发官网注册内部人员借阅会计档案时,应经理事长批准后,办理借阅手续。借阅人应认真填写档案代阅登记簿,将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

c) 借出的会计档案,会计档案管理人员要按期如数收回,并办理注销借阅手续。

(3) 会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限,按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的,记述和反映会计核算的,对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案,应永久保存。定期保管期限一般分为10年和302种。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起,如:2016年度终了日为1231日,保管期限按2017年元月1日开始计算。为了全面反映会计档案情况,立档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的保存数,借阅数和归档数,做到中心有数、不出差错。

第五条 会计档案的销毁

(1) 会计档案保管期满需要销毁时,由档案部门提出销毁意见,会同有关部门共同鉴定、严格审查,编造会计档案销毁清册。

(2) 会计档案要销毁时,报秘书长批准后销毁。

(3) 会计档案保管期满,但其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权债务时为止;

(4) 销毁档案前,应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对;销毁会计档案时应由档案部门和财务部共同派员监销;会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章,注明“已销毁”字样和销毁日期,以示负责,同时将监销情况写出面报告一式两份,一份报秘书长,一份入档案备查。

第六条 本制度经由大发官网注册理事会通过后执行。

第七条 本制度解释权归本大发官网注册所有。


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